Por quanto tempo guardar o prontuário psicológico

Para prontuários organizados por paciente, adote o prazo mínimo de vinte anos contados do último registro. Cinco anos é o piso geral do CFP, mas a Lei nº 13.787/2018 prevê vinte anos para o prontuário do paciente.

Ainda existe discussão sobre o alcance dessa lei no consultório individual. Como descartar antes do prazo é irreversível, trabalhar com vinte anos é a escolha prudente.

Depende do que você guarda, e provavelmente é prontuário

O primeiro passo é saber o nome do que está na sua gaveta, ou na sua pasta.

A Resolução CFP nº 001/2009 chama de registro documental o conjunto de anotações que você faz sobre o atendimento. Prontuário é uma forma de registro documental: a forma organizada por paciente, que acompanha o caso do começo ao fim.

O Manual Orientativo do CFP, de dezembro de 2025, desenha exatamente assim: o prontuário aparece dentro da caixa maior do registro documental, não ao lado dela.

Consequência prática: se você atende clinicamente e mantém um registro por paciente, você tem prontuário. Não é documento que só hospital produz.

Os 5 anos: de onde saem e o que cobrem

O prazo de 5 anos vem do art. 4º, §1º da Resolução CFP nº 001/2009. É o piso de guarda do registro documental.

Mas o próprio parágrafo não fecha aí. Ele diz que o prazo pode ser ampliado "nos casos previstos em lei". Os 5 anos são o mínimo do Conselho quando nenhuma lei disser outra coisa, sem autorizar o descarte geral no quinto ano.

Vale entender de onde vem parte da confusão. Boa parte do material de orientação que ainda circula responde a essa pergunta citando a Resolução CFP nº 007/2003, que foi revogada pela Resolução CFP nº 006/2019, e sem mencionar a Lei nº 13.787/2018.

Não é descuido de ninguém em particular. As normas mudaram em pontos diferentes, em anos diferentes, e acompanhar a cadeia inteira dá trabalho. É por isso que os links deste guia apontam direto para os documentos oficiais.

Os 20 anos: a lei que quase ninguém cita

A Lei nº 13.787/2018 trata do prontuário do paciente em papel e em meio digital. O art. 6º fixa prazo mínimo de 20 anos a contar do último registro.

Essa é a lei que amplia o prazo do Conselho. Os dois números não brigam entre si: 5 anos é o mínimo geral do CFP, e 20 anos é o mínimo quando essa lei se aplica. A própria Resolução 001/2009 manda olhar para a lei.

Uma questão fica genuinamente em aberto. A lei fala em estabelecimentos que prestam serviços de saúde, e não há hoje resposta pacífica sobre se o consultório de um psicólogo autônomo entra nessa definição. O próprio Manual Orientativo do CFP não é uniforme nesse ponto. Convivem duas leituras defensáveis: a de que o consultório individual está fora, e segue nos 5 anos; e a de que atendimento clínico com prontuário está dentro, e adota os 20.

A recomendação prudente é a segunda, por um motivo assimétrico:

• Guardar por mais tempo do que o necessário não é infração.
• Descartar antes do tempo é irreversível.

Some a isso que o prontuário é a sua prova de defesa se um dia você precisar responder a um processo ético ou judicial (Resolução CFP nº 001/2009, art. 4º, §2º). Descartar cedo demais é descartar a própria defesa.

E um detalhe de redação que muda tudo: são no mínimo 20 anos. É piso, não teto. Nada impede guardar por mais tempo, e em alguns casos é o que se espera.

De quando o prazo começa a contar

Não é da primeira sessão, nem da alta: a lei conta do último registro feito naquele prontuário.

Na prática: se o paciente encerrou o processo em 2020 e você anotou alguma coisa nesse prontuário em 2024, como um retorno pontual, um pedido de documento ou a entrega de um relatório, o prazo passa a correr de 2024.

Anote em algum lugar visível a data do último registro de cada prontuário. Sem isso, daqui a alguns anos a única forma de saber se um material já pode ser descartado é reabrir e ler o caso inteiro.

Quando o paciente era menor de idade

Aqui a regra é menos rígida do que costuma ser apresentada. Não existe comando legal expresso de "20 anos após a maioridade".

O que existe é uma recomendação do CFP, no Manual Orientativo: preservar o material até o paciente completar 18 anos e, só a partir daí, aplicar os prazos gerais.

Na conta, isso pode chegar aos 38 anos do paciente (18 + 20). É uma orientação interpretativa do Conselho, declarada como tal por ele mesmo. Não existe artigo de lei com esse prazo escrito.

Passado o prazo: descartar ou devolver

Cumprido o prazo, existem dois caminhos.

Descartar. O critério do CFP é de resultado, não de método: descarte definitivo dos arquivos, "sem qualquer possibilidade de cópias". Em papel, isso significa fragmentar ou equivalente. Em meio digital, precisa alcançar o backup, a pasta sincronizada na nuvem e o que tiver ficado guardado no fornecedor do sistema que você usa.

Não localizamos regulamento oficial publicado detalhando o procedimento de descarte previsto na lei. Então não há um passo a passo oficial a seguir: há um resultado exigido, e a responsabilidade de chegar até ele.

Devolver ao paciente. A lei prevê a devolução como alternativa à eliminação (art. 6º, §2º), e é aqui que mora o erro mais comum. A devolução vale depois de decorrido o prazo. Não é um jeito de encurtar a guarda entregando a papelada ao paciente no fim do processo.

Antes do prazo, o que o paciente tem é direito de acesso e de cópia (Resolução CFP nº 001/2009, art. 5º, II). Cópia, não retirada do original. O original continua sob a sua guarda.

E digitalizar, para se livrar do papel?

Digitalizar e manter as duas versões não é problema; digitalizar e destruir o original já é outra história. A lei trata disso no art. 3º, e exige análise por comissão permanente de revisão de prontuários, além de digitalização com certificação no padrão ICP-Brasil.

Para um consultório individual, montar comissão permanente não é realista. A leitura prática é direta: escanear e picotar o papel não está liberado nos termos da lei. O caminho seguro é guardar o original em papel durante o prazo e manter uma cópia digital junto, se isso facilitar a sua rotina.

Vou encerrar o consultório. E os documentos?

Encerrar a atividade não encerra o prazo de guarda. O dever acompanha o material, não o funcionamento da sala.

Antes de fechar, três coisas resolvem quase tudo:

• Levantar o que ainda está dentro do prazo, pela data do último registro de cada prontuário.
• Definir onde esse material vai ficar, com acesso controlado. O que estiver em algum sistema precisa ser exportado antes de encerrar qualquer assinatura, e vale conferir hoje se o seu permite isso sem depender do suporte: no PsiClinica Pro a exportação do cadastro e das evoluções sai a qualquer momento, sem custo.
• Registrar o que foi descartado, quando e por quê. Descarte sem registro é indistinguível de extravio no dia em que alguém perguntar.

O Manual do CFP acrescenta um conselho fácil de esquecer e que vale para qualquer plataforma paga: leia a cláusula de descarte de dados antes de assinar. O que acontece com o seu registro quando você cancela, e em quanto tempo, precisa estar escrito.

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